Jak napisać dobrą notatkę służbową? + dwa wzory notatki służbowej do pobrania
Notatka służbowa to bardzo ważny dokument w szkole, jednak mam wrażenie, że często niedoceniany. A to błąd, ponieważ notatka służbowa jest przede wszystkim dokumentem chroniącym pracownika oświaty. Jej celem jest wykazanie prawidłowości działania w określonej sytuacji. W związku z tym dobrze sporządzona notatka służbowa może nam pomóc w wielu trudnych sytuacjach, a także udowodnić podjęte przez nas działania. Jako pedagog szkolny wiem, jak ważne są notatki służbowe w naszej pracy i nie unikam ich pisania. Dlatego też mogę śmiało powiedzieć, że mam już spore doświadczenie w tym temacie i chętnie się nim z Wami podzielę.
Na początku warto wspomnieć, że nie ma żadnych przepisów prawnych, które narzucają wzór czy treść notatki służbowej w szkole. Każdy może ją napisać w dowolny sposób, wedle swojego uznania. Niemniej jednak, aby notatka służbowa spełniała swój cel, należy w niej uwzględnić kilka ważnych treści, dostosowanych do opisywanego zdarzenia. Inaczej napiszemy notatkę służbową ze spotkania z rodzicem, inaczej z interwencji (np. bójki dwóch uczniów na korytarzu szkolnym podczas przerwy). Pamiętajmy także, aby w notatce służbowej posługiwać się faktami (ja nazywam to suchym opisem zdarzenia), a unikać oceny czy subiektywnych odczuć.
Co powinno być zawarte w notatce służbowej z ważnego spotkania?
- data spotkania,
- osoby biorące udział w spotkaniu,
- cel spotkania,
- najważniejsze informacje przekazane podczas spotkania,
- wszelkie ustalenia,
- wnioski do dalszych działań,
- podpis osoby sporządzającej notatkę.
Co powinno znaleźć się w notatce służbowej ze zdarzenia w szkole/interwencji?
- data zdarzenia, które miało miejsce na terenie szkoły (dobrze wskazać także orientacyjną godzinę),
- imiona i nazwiska uczniów, innych osób uczestniczących w zdarzeniu lub zaangażowanych w daną sprawę,
- osoby biorące udział w zdarzeniu,
- opis przebiegu zdarzenia, sytuacji problemowej,
- konsekwencje zdarzenia,
- informacje dotyczące podjętych działań,
- ocena sytuacji, wnioski,
- zalecenia oraz rekomendacje do dalszych działań związanych z zaistniałą sytuacją,
- podpis osoby sporządzającej notatkę.
Notatka służbowa jest dokumentem szkolnym, jednak na potrzeby konkretnej sprawy możemy zostać poproszeni o dostarczenie jej, np. do sądu. Warto zatem pisać notatki w sposób przemyślany i zgodny z prawdą, bo nigdy nie wiemy, kiedy dana notatka służbowa może być potrzebna. Notatki mogą być oznaczane numeracją zgodną z obowiązującą w konkretnej szkole instrukcją kancelaryjną. Mogą być także sporządzane przez konkretne osoby w szkole (nauczycieli, wychowawców, pedagoga, innych specjalistów szkolnych) i trzymane w teczkach dotyczących danej sprawy.
Przykłady z życia, w których notatki służbowe mogą okazać się niezbędne:
- Trudny uczeń w klasie (m.in. zachowania agresywne względem siebie i innych uczniów, niewłaściwe słownictwo w stosunku do nauczycieli), dodatkowo niewspółpracujący rodzic, obwiniający za wszystko szkołę, niewidzący żadnej winy w zachowaniu swojego dziecka. W takiej sytuacji zawsze zalecam wychowawcy klasy przygotowanie teczki (np. skoroszytu), do którego dopinane są kolejne notatki służbowe z interwencji czy zachowań trudnych ucznia (np. sporządzane przez nauczycieli konkretnych przedmiotów), wydrukowane uwagi z dziennika elektronicznego itp.
- Bójka uczniów na korytarzu podczas przerwy (jest to tzw. interwencja) – dokładny opis zdarzenia sporządzony przez osobę, która była świadkiem. Dodatkowo można przeprowadzić rozmowy z bezpośrednimi świadkami (uczestnikami zdarzenia) i zapisać ich relację.
- Zgłoszenie przez ucznia przemocy domowej lub zaobserwowanie śladów mogących świadczyć o przemocy w domu – w takiej sytuacji rozmowa z uczniem powinna odbyć się w obecności psychologa. Notatka służbowa z rozmowy jest niezbędna.
- Rozmowy z tzw. „trudnymi” rodzicami, którzy przychodzą z pretensjami odnośnie konkretnych sytuacji czy też skarżą się na danego pracownika szkoły.
- Spotkania z przedstawicielami instytucji współpracujących ze szkołą (m.in. pomocy społecznej, poradni psychologiczno-pedagogicznej, kuratorami społecznymi) w określonych sprawach uczniów.
- Zgłoszenie przez ucznia myśli samobójczych podczas rozmowy z pracownikiem oświaty – w takim przypadku w notatce służbowej trzeba zawrzeć przede wszystkim działania, które zostały podjęte w celu zabezpieczenia zdrowia i życia ucznia.
To tylko kilka przykładów sytuacji, z których warto sporządzić notatkę służbową, ale oczywiście jest ich znacznie więcej. Moim zdaniem zawsze lepiej jest sporządzić notatkę służbową, niż tego nie robić – nawet dla własnego bezpieczeństwa. Wiem, że wymaga to trochę więcej naszej pracy, ale uwierzcie mi, czasami jest to na wagę złota. Napisanie notatki służbowej dla niektórych może być trudne, zwłaszcza jeśli nigdy wcześniej się tego nie robiło, dlatego też, aby trochę ułatwić Wam to zadanie, zostawiam tutaj dwa wzory notatek (do edycji), które możecie wykorzystać w swojej pracy. Powodzenia!
DO POBRANIA:
